Nghiệp vụ thư ký văn phòng| Khóa đào tạo cấp chứng chỉ tại Tp hcm

GIỚI THIỆU VÀ MỤC TIÊU

Bất cứ một cứ quan đơn vị nào cũng cần phải có thư ký; thư ký là một nghề mà ai cũng có thể học được và làm được? ngoài kiến thức chuyên môn bạn chưa làm được nghề thư ký. Nghề thư ký phải được đào tạo một cách bài bản về nghiệp vụ thì kết quả làm việc mới đạt hiệu quả cao.

Thư ký là một nghề: ”là một trong những trợ thủ đắc lực nhất của Giám đốc”. Nghề thư ký chính là nơi giúp bạn tích lũy kinh nghiệm chuyên môn và kỹ năng sống; nâng cao nghiệp vụ; là nơi có cơ hội thăng tiến không những vậy nghề thư ký giúp bạn có mức lương tương đối cao và ổn định.

Tại sao bạn không tạo cơ hội bằng chính khả năng và nghị lực của mình?. Để khởi đầu các bạn cần chọn cho mình một chương trình học uy tín, chất lượng.

ĐỐI TƯỢNG THAM GIA
Các anh/chị học viên đang làm công tác văn phòng có nhu cầu và cần trang bị kiến thức để làm thư ký.

Các anh/chị đang làm nhân viên tại các lĩnh vực khác có ý định chuyển qua làm công tác thư ký.

Những sinh viên thuộc các khối ngành kinh tế, tài chính, .... chuẩn bị tốt nghiệp cần trang bị kiến thức để chuẩn bị xin việc làm.

Định nghĩa thư ký là gì?

Hiểu một cách đơn giản, thư ký là người thực hiện những công việc “hậu trường” cho văn phòng. Điều này mang ý nghĩa rằng họ không xuất hiện trực tiếp, mà lại đứng sau để hỗ trợ mọi người trong mọi công việc cần thiết.

Trước kia, thư ký chỉ thực hiện các vai trò cơ bản và thường không được xem là một ngành nghề. Nhưng trong thời điểm hiện tại, bảng mô tả công việc của thư ký văn phòng đã được mở rộng và trở thành một ngành nghề phổ biến trong xã hội.

Mô tả công việc thư ký văn phòng

Sau đây là vai trò của thư ký văn phòng trong công việc hàng ngày và bộ máy vận hành của công ty.

Sắp xếp và quản lý

Có thể nói, công việc chủ yếu của thư ký liên quan mật thiết đến việc sắp xếp và quản lý, cụ thể như:

Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác.

Chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp; đồng thời ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp ấy để phục vụ cho việc quản lý.

Tổ chức hội ý để các bộ phận liên quan có cơ hội báo cáo trực tiếp và nêu ra quan điểm cá nhân của mình.

Ghi chép các ý kiến của các cấp quản lý, lãnh đạo và chuyển thông tin ấy xuống những đơn vị/ cá nhân có liên quan.

Tiếp nhận, xử lý thông tin

Thư ký thường đóng vai trò đại diện của một đơn vị hay cá nhân (ban quản lý),thế nên mọi thông tin, giấy tờ quan trọng đều sẽ đến tay thư ký trước tiên. Chính vì thế, công việc tiếp theo của thư ký sẽ là:

Tổng hợp và phân loại các văn bản một cách nhanh chóng nhất từ các phòng ban.
Trợ giúp các cấp lãnh đạo giải quyết các văn bản không quan trọng.
Đảm bảo các loại văn bản, giấy tờ phải đến đúng nơi một cách chính xác và có tính bảo mật cao.
Thu thập các thông tin liên quan đến số liệu.
Truy cứu, tra tìm tài liệu tham khảo khi cần thiết.
Hỗ trợ biên – phiên dịch tài liệu khi có nhu cầu.

Đón tiếp khách hàng

Vì đóng vai trò đại diện, thế nên bên cạnh giấy tờ, thì thư ký còn phải đảm nhiệm công việc đón tiếp khách hàng:

Đón khách, tiếp khách và giải quyết những việc nằm trong khả năng và mức độ hiểu biết của mình.
Sắp xếp nơi để khách chờ đợi gặp mặt người cần gặp.
Hỗ trợ chuẩn bị các phương tiện di chuyển cho khách hàng.
Chuẩn bị chu đáo thức ăn nhẹ, nước uống cho khách hàng trước khi bước vào cuộc gặp mặt chính thức.

Sắp xếp chuyến đi công tác cho cấp trên

Do tính chất ngành nghề, các nhân sự trong doanh nghiệp thường phải đi công tác ở nhiều tỉnh thành, thậm chí nhiều quốc gia khác nhau. Thư ký sẽ giúp họ sắp xếp chuyến đi một cách suôn sẻ nhất:

Phác thảo các thông tin cần thiết cho chuyến đi: mục đích của chuyến đi, nơi đi – nơi đến, thời gian, các điểm dừng (nếu có),phương tiện di chuyển,…
Viết bản chương trình gặp mặt: ngày, giờ, đối tượng gặp mặt, nơi chốn, cần mang theo những hồ sơ, tài liệu nào,…
Chịu trách nhiệm đặt vé phương tiện di chuyển cho các cấp quản lý.
Đặt khách sạn: vị trí, loại phòng, giá cả, phương thức thanh toán,…
Tạm ứng và quyết toán chi phí.

Đối với thư ký giám đốc

Riêng đối với thư ký giám đốc, ngoài các công việc trên, họ cũng sẽ chịu trách nhiệm các công việc liên quan trực tiếp tới giám đốc hơn. Cụ thể như:

Sắp xếp và quản lý các lịch trình công việc của giám đốc.
Thực hiện xử lý các công việc liên quan đến tài liệu, giấy tờ, hồ sơ,…
Cùng với bộ phận văn thư để tổng hợp và phân loại các loại giấy tờ, hồ sơ.
Là “cầu nối” liên lạc, truyền tin giữa ban giám đốc và các bên liên đới.
Hỗ trợ ban giám đốc trong việc xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng.

NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH HỌC:

Phát triển văn hóa doanh nghiệp

Khái niệm về văn hóa doanh nghiệp, cách thức tổ chức về văn hóa doanh nghiệp trong doanh nghiệp liên doanh và nước ngoài.

Kỹ năng lãnh đạo, tổ chức và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Định hướng và hoạch định các nguồn lực xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Nghiệp vụ thư ký và quản trị văn phòng.

Nắm rõ vai trò chức năng nhiệm vụ của thư ký.

Xây dựng hoàn chỉnh cơ cấu tổ chức văn phòng làm việc.

Chuẩn bị tốt để thành công trong việc sắp xếp ngày làm việc có hiệu quả, tổ chức dự toán chi phí hội nghị, hội thảo thật đầy đủ chu đáo.

Thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp, tạo ấn tượng thiện cảm, sự tin cậy, sức thuyết phục trong các mối quan hệ trong cơ quan.

Hiểu biết các nguyên tắc giao tiếp hiệu quả, những kỹ năng quan trọng trong việc đón tiếp khách, xử lý công việc cho khách đến cơ quan làm việc.

Thực đúng công tác, văn bản đến - văn bản đi, sắp xếp lưu trữ hồ sơ bảo mật khoa học (Cục văn thư và lưu trữ nhà nước)

Soạn thảo văn bản hành chính nhà nước (thông tư 01-2011 / TTBNV ngày 19/01/2011)

Kỹ thuật phỏng vấn và dự tuyển, kinh nghiệm nghề thư ký.

Nghệ thuật và tâm lý giao tiếp

Khái quát về tâm lý, tìm hiểu về quá trình giao tiếp căn bản, các hành vi giao tiếp của con người.

Tâm lý quản lý cung cấp những kiến thức kỹ năng chung nhất để làm việc giữa con người với con người trong quản lý, cũng như nhà quản lý với nhân viên.

Các vấn đề về lễ tân

Giúp học viên nắm vững công tác lễ tân và giao tiếp quốc tế.

Chuẩn bị đón tiếp, sắp xếp chỗ ngồi và xác định các loại tiệc để chiêu đãi khách đúng với phong tực tập quản quốc tế, đặc điểm cộng đồng các dân tộc và bản sắc văn hóa dân tộc Việt Nam.

Tạo phong cách xã giao mới trong phép lịch sự giao tiếp, nghi thức nơi bàn ăn, nghi thức tặng hoa, quà và quà lưu niệm.

Thể hiện người dẫn chương trình trong các buổi lễ tiệc.

Những điểm lưu ý của hợp đồng đặt tiệc.

Trang phục, trang điểm công sở

Giúp học viên có những kiến thức và chăm sóc bảo vệ làn da đẹp của chính mình.

Nắm vững kiến thức trang điểm phù hợp để tạo khuôn mặt khả ái, ấn tượng khi giao tiếp trực diện.

Cung cấp ứng xử văn hóa lịch sự nơi công sở được thể hiện qua trang phục, trang điểm, trang sức, tính thẩm mỹ và cũng là nét đẹp tâm tâm Việt Nam trong xã hội ngày nay.

THỜI GIAN HỌC VÀ HỌC PHÍ

Học phí ONLINE: 1.500.000đ/ Hv /Khóa học

Học phí học TRỰC TIẾP: 2.500.000đ /Hv / Khóa học

Cam kết không phát sinh thêm bất kỳ chi phí nào khác trong quá trình học và sau khi hoàn thành khóa học.

Học các ngày chủ nhật hàng tuần hoặc lịch tối thứ 2 thứ 4 thứ 6 trong tuần.

SAU KHI HOÀN THÀNH KHOÁ HỌC SẼ ĐƯỢC CẤP CHỨNG CHỈ ĐÀO TẠO ĐƯỢC CẤP BỞI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁO DỤC VIỆT NAM

CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁO DỤC VIỆT NAM

CHI NHÁNH: 16/8 Trần Thiện Chánh, Phường 12, Quận 10, TP HCM

Liên hệ phòng tuyển sinh: 0338667181 Ms Ngọc